Na ryczałcie najważniejsze jest jedno: podatek liczysz od przychodu, a nie od zysku, więc firmowe wydatki nie działają tak jak w KPiR. W praktyce pytanie, co można odliczyć na ryczałcie, sprowadza się do kilku konkretnych pozycji: składek ZUS, części składki zdrowotnej, wybranych ulg i strat z lat ubiegłych. Poniżej rozpisuję to po ludzku, z przykładami i z miejscami, w których przedsiębiorcy najczęściej wpadają w pułapkę.
Na ryczałcie liczy się kilka konkretnych odliczeń, a nie koszty firmy
- Na ryczałcie nie rozliczasz kosztów typu laptop, paliwo, czynsz biura czy księgowość od podstawy podatku dochodowego.
- Najpewniejsze odliczenia to składki społeczne ZUS, 50% składki zdrowotnej i wpłaty na IKZE.
- Działają też wybrane ulgi: internetowa, termomodernizacyjna, rehabilitacyjna, terminalowa i darowizny.
- Stratę z lat ubiegłych da się rozliczyć również w PIT-28, ale tylko z tego samego źródła przychodu.
- Większość odliczeń wymaga dokumentów i trafia do PIT-28 przez załącznik PIT/O.
- Przy zaliczkach uproszczonych w 2026 roku można odliczać 19% zapłaconych składek zdrowotnych, maksymalnie 2679 zł.
Na ryczałcie nie rozliczasz kosztów firmy
Ja zawsze zaczynam od tego rozróżnienia, bo bez niego łatwo oczekiwać od ryczałtu czegoś, czego ta forma opodatkowania po prostu nie daje. Nie liczysz podatku od zysku, tylko od przychodu, więc laptop, paliwo, abonament biura, leasing auta czy usługi księgowe nie obniżają podatku tak, jak w KPiR. Mogą mieć znaczenie dla VAT albo dla samej płynności firmy, ale nie schodzą z podstawy ryczałtu jako koszty uzyskania przychodu.
| Wydatek | Co dzieje się na ryczałcie |
|---|---|
| Laptop, telefon, oprogramowanie | Nie obniżają PIT-28 jako koszt, choć mogą być ważne operacyjnie i w VAT. |
| Paliwo, serwis auta, leasing | Nie są kosztami do rozliczenia ryczałtu. |
| Czynsz za biuro, coworking, księgowość | Nie zmniejszają przychodu do opodatkowania. |
| Zakupy materiałów i usług | Nie budują kosztów uzyskania przychodu w tej formie opodatkowania. |
To właśnie tu ryczałt jest najbardziej „uczciwy” w opisie i najbardziej bezlitosny w praktyce: jeśli wydajesz dużo, ale masz wysoką marżę, forma nadal może się opłacać; jeśli koszty rosną szybciej niż przychód, ryczałt zaczyna tracić sens. Skoro to jasne, przechodzę do tego, co faktycznie możesz odjąć od przychodu.
Co realnie możesz odjąć od przychodu
W praktyce najwięcej robi nie jedna spektakularna ulga, tylko poprawnie złożone trzy rzeczy: ZUS, zdrowotna i IKZE. Reszta też ma znaczenie, ale zwykle działa jako dodatek, a nie główny motor oszczędności.
| Odliczenie | Jak działa | Najważniejszy warunek |
|---|---|---|
| Składki społeczne ZUS | Odliczasz je od przychodu w pełnej wysokości. | Nie mogą być wcześniej zaliczone do kosztów, odliczone w innym miejscu ani zwrócone. |
| Składka zdrowotna | Co do zasady odliczasz 50% zapłaconych składek zdrowotnych. | Przy zaliczkach uproszczonych w 2026 roku możesz odliczać 19% składek zapłaconych w danym miesiącu, maksymalnie 2679 zł. |
| IKZE | Wpłaty na IKZE obniżają przychód w zeznaniu rocznym. | Obowiązuje roczny limit i załącznik PIT/O. |
| Strata z lat ubiegłych | Możesz obniżyć przychód z tego samego źródła. | Limit to 5 mln zł jednorazowo albo maksymalnie 50% straty w danym roku. |
| Darowizny | Odliczasz faktycznie przekazaną darowiznę. | Łączny limit wynosi 6% przychodu i obejmuje m.in. darowizny na OPP, kult religijny, krwiodawstwo i kształcenie zawodowe. |
Do tego dochodzą jeszcze zwroty nienależnie pobranych świadczeń, ale w typowej firmie usługowej rzadko są one głównym tematem rozmowy. Ważniejsze jest to, że odliczenia z tej grupy rzeczywiście zmniejszają podstawę, na której liczysz ryczałt, więc nie są tylko papierowym dodatkiem. Na tym tle łatwo zrozumieć, dlaczego część ulg działa tylko wtedy, gdy spełniasz konkretne warunki.
Ulgi, które działają tylko gdy spełniasz warunki
Ta część jest ważna, bo wielu przedsiębiorców wrzuca wszystko do jednego worka i potem dziwi się, że część wydatków nie przyniosła efektu podatkowego. Na ryczałcie działają także ulgi sytuacyjne, ale każda z nich ma własny limit, dokumentację albo ograniczenie czasowe.
- Ulga internetowa - możesz odliczyć wydatki na internet, niezależnie od tego, czy korzystasz z łącza stacjonarnego, mobilnego czy bezprzewodowego. Limit to 760 zł rocznie, a ulga przysługuje maksymalnie przez dwa kolejne lata.
- Ulga termomodernizacyjna - dotyczy właściciela lub współwłaściciela domu jednorodzinnego. Odliczasz wydatki do 53 000 zł, a niewykorzystaną część możesz rozliczać w kolejnych latach, nie dłużej niż przez 6 lat. Przy fakturach liczy się porządna dokumentacja.
- Ulga rehabilitacyjna - działa, jeśli jesteś osobą z niepełnosprawnością albo utrzymujesz taką osobę. Część wydatków jest nielimitowana, część ma własne limity, więc tu szczególnie łatwo o pomyłkę bez sprawdzania dokumentów.
- Ulga na terminal - przydaje się firmom, które przyjmują płatności bezgotówkowe. Możesz odliczyć wydatki na terminal, jego najem i obsługę transakcji, zwykle do 1000 zł, a gdy korzystasz ze zwolnienia z kasy fiskalnej - do 2500 zł.
- Składki związkowe - jeśli płacisz składki członkowskie na związek zawodowy, możesz je odliczyć do limitu 840 zł.
W praktyce te ulgi są trochę jak dodatkowe narzędzia w skrzynce: nie każdy ich używa, ale gdy pasują do sytuacji, potrafią zauważalnie obniżyć wynik roczny. To prowadzi do kolejnej pułapki - odliczenia w ryczałcie nie są tym samym, co zwykłe firmowe koszty albo ulgi dostępne w innych formach opodatkowania.
Czego nie odliczysz i gdzie najłatwiej się pomylić
Tu najczęściej widzę błędy u osób, które przeszły na ryczałt z KPiR i dalej myślą starym schematem. Na PIT-28 nie działa klasyczna lista kosztów firmowych, a część ulg, które świetnie znasz z innych rozliczeń, w ogóle nie pasuje do ryczałtu albo wymaga innych dochodów opodatkowanych skalą podatkową.
| Mit | Jak jest naprawdę |
|---|---|
| Faktura za sprzęt zawsze obniża podatek | Na ryczałcie nie, bo to nie jest koszt uzyskania przychodu. |
| Leasing auta działa tak samo jak w KPiR | Nie obniża PIT-28 jako koszt firmowy. |
| Ulga na dziecko zawsze działa | Nie od samego ryczałtu; zwykle wchodzi w grę przy innych dochodach opodatkowanych skalą. |
| Wspólne rozliczenie z małżonkiem działa zawsze | Co do zasady nie przy standardowym ryczałcie. |
| B+R i IP Box można dorzucić do ryczałtu | Nie w klasycznym rozliczeniu ryczałtowym. |
| VAT i PIT to to samo | To dwa osobne porządki, więc odliczenie VAT nie oznacza jeszcze niższego PIT-28. |
Jeśli masz też etat, zlecenie albo inne przychody na skali, część ulg może przenieść się do innego zeznania. Sam PIT-28 nie załatwia wszystkiego, dlatego dobrze jest rozdzielić źródła przychodów już na etapie planowania rozliczenia. Kiedy to rozróżnisz, zostaje już tylko poprawny wpis w zeznaniu.
Jak wpisać odliczenia do PIT-28, żeby nie stracić prawa do ulgi
W praktyce nie wygrywa ten, kto ma najwięcej faktur, tylko ten, kto ma je dobrze uporządkowane. Ja pilnuję zawsze czterech rzeczy: dokumentu, limitu, właściwego miejsca w zeznaniu i tego, czy ulga trafia do PIT-28, czy do PIT/O.
- Zbieraj potwierdzenia zapłaty, faktury, zaświadczenia i dokumenty od płatników składek.
- Oddzielaj od siebie odliczenia od przychodu, odliczenia od podstawy opodatkowania i typowe koszty firmowe, bo to nie są te same kategorie.
- Sprawdź, czy dana ulga wpisuje się bezpośrednio do PIT-28, czy wymaga załącznika PIT/O.
- Pilnuj limitów czasowych i kwotowych, zwłaszcza przy internetowej, termomodernizacyjnej, darowiznach i IKZE.
W e-PIT część danych potrafi wczytać się automatycznie, ale limitów i dokumentacji to nie zastępuje. Najczęściej problemem nie jest brak prawa do ulgi, tylko źle przypisany wydatek albo pominięty załącznik. Na koniec pokazuję to na prostym przykładzie liczbowym.
Przykład, który pokazuje różnicę między kosztem a odliczeniem
Załóżmy, że prowadzisz usługową działalność na ryczałcie i w ciągu roku uzyskałeś 100 000 zł przychodu. Zapłaciłeś 10 000 zł składek społecznych, 4 000 zł składki zdrowotnej, wpłaciłeś 2 000 zł na IKZE i kupiłeś sprzęt za 8 000 zł.
| Pozycja | Kwota | Wpływ na ryczałt |
|---|---|---|
| Przychód | 100 000 zł | Punkt wyjścia |
| Składki społeczne ZUS | 10 000 zł | Obniżają przychód |
| Składka zdrowotna | 4 000 zł | Odliczasz 2 000 zł |
| IKZE | 2 000 zł | Obniża przychód |
| Sprzęt do pracy | 8 000 zł | Bez wpływu na PIT-28 |
| Podstawa po odliczeniach | 86 000 zł | Przy stawce 12% ryczałt wynosi 10 320 zł |
W tym przykładzie sprzęt nie zmienia podatku ani o złotówkę, mimo że wydatek był realny i firmowy. I właśnie dlatego ryczałt najlepiej sprawdza się tam, gdzie koszty są relatywnie niskie, a przychód da się utrzymać wysoko. Gdy koszty zaczynają dominować, sama prostota rozliczenia przestaje być argumentem wystarczającym.
Zanim zamkniesz PIT-28, sprawdź te trzy rzeczy
- Czy uwzględniłeś pełne składki społeczne i prawidłową część zdrowotnej.
- Czy wszystkie ulgi z PIT/O mają dokumenty, limity i właściwe załączniki.
- Czy nie próbujesz odliczyć wydatków firmowych, które na ryczałcie w ogóle nie działają.
W praktyce to właśnie te trzy kroki decydują o tym, czy ryczałt pozostaje prostą i opłacalną formą rozliczenia, czy zaczyna generować niepotrzebne rozczarowania. Jeśli twoje koszty rosną szybciej niż przychód, warto policzyć nie tylko sam podatek, ale też to, czy inna forma rozliczenia nie da ci lepszego efektu netto.
